Passepartout, 25 anni sempre all’avanguardia

Intervista a Barbara Reffi e Stefano Franceschini, Amministratore Delegato e Presidente di Passepartout.

Nata nel 1989 nella Repubblica di San Marino, Passepartout è cresciuta negli anni restando fedele alla propria filosofia di puntare sullo sviluppo interno del software, mantenendo un elevato e costante investimento nella ricerca e sviluppo. Oggi su 148 dipendenti 110 sono impiegati nell’R&D.

I suoi gestionali si rivolgono alle Pmi, ai commercialisti, agli hotel, ai ristoranti e al retail, sia catene sia franchising, per un totale di 22mila utenti. La società va sul mercato principalmente attraverso i suoi 250 partner e opera direttamente solo verso i commercialisti che acquistano il prodotto in cloud, supportato da una propria server farm.

Barbara Reffi, Amministratore Delegato, e Stefano Franceschini, Presidente, rispondendo ad alcune nostre domande, ci hanno fatto un quadro della loro realtà, spiegandoci le ragioni del successo di Passepartout, un’azienda che ha mostrato, negli anni, un crescita costante fino ad arrivare a un fatturato di circa 14 milioni di euro.

Il cloud è sicuramente una risorsa su cui puntate. Lo è solo per le micro imprese e i  professionisti o anche per aziende più strutturate?

Barbara Reffi – Anche per le aziende più strutturate. Le grandi aziende sono state le prime ad avvicinarsi al concetto di cloud, ma non fanno parte del nostro business. Comunque anche le medie e le piccole aziende, clienti verso i quali ci rivolgiamo, sono molto orientate al cloud, forse principalmente per una ragione economica, di risparmio.

Non è stato difficile proporre e fare capire ai clienti che il cloud rappresenta un nuovo modello di organizzazione, che permette loro di essere più efficienti ed efficaci. I vantaggi del cloud sono evidenti: le aziende non hanno più bisogno dei server, gli aggiornamenti vengono effettuati fuori dall’orario di lavoro, così anche le nuove versioni e inoltre le soluzioni cloud sono personalizzabili da parte dei nostri partner. Abbiamo investito nel cloud in epoche non sospette, quando la maggior parte dei nostri concorrenti era scettica su questa tecnologia. Oggi nessuno ha più dubbi che sia la tecnologia di riferimento nel nostro settore e noi ci troviamo con un grande vantaggio competitivo.

Il vantaggio competitivo è costituito dalla riduzione dei costi, dalla disponibilità delle informazioni in qualsiasi momento da ogni luogo e con qualsiasi dispositivo mobile, dalla possibilità di concentrarsi sul core business della azienda. In una parola possiamo proporre ai clienti un nuovo modello organizzativo più proficuo e un nuovo modello di relazione con i loro clienti, e questi sono argomenti che interessano le Pmi.

Come reagisce la piccola e media impresa alla proposta di un gestionale su cloud. Riscontrate resistenze?

Barbara Reffi – Le PMI e i commercialisti, che sono di fatto delle microimprese, hanno apprezzato inizialmente i vantaggi più tattici, costituiti dalla semplificazione della gestione del sistema informativo, come la riduzione degli investimenti in infrastrutture, la possibilità di liberarsi degli aggiornamenti e di attività ripetitive come i back up dei dati. Oggi considerano anche vantaggi più strategici come la disponibilità dei dati e la facilità di relazione con i clienti e i fornitori.

Più resistenze ci sono state da parte dei distributori, ma ora apprezzano la modalità, hanno compreso che il mondo del business sta cambiando, che gli aggiornamenti si fanno da remoto, l’installazione di una nuova release non è il momento deputato all’incontro con il cliente. Vanno create altre occasioni per proporre applicazioni nuove quando realmente servono all’utente.

La cosa più complessa è stata proprio quella di convincere Il canale. Il canale è fondamentale per servire il mercato Pmi, e il cloud di Passepartout è un modello di business che non li esclude affatto, anzi la nostra soluzione Mexal per la Pmi è una soluzione SaaS per l’utilizzatore finale, ma è anche una piattaforma di sviluppo cloud per il partner (PaaS) e una infrastruttura di servizio (IaaS). Oggi non è più solo il cliente che chiede soluzioni cloud, ma è anche il partner che le propone perché è vantaggioso anche per il suo modello di business e di servizio.

Per supportare il cloud disponiamo di una nostra server farm. È stato un investimento importante e ora lo stiamo ampliando con una installazione di back up in un’altra struttura.

In cosa consistono le soluzioni gestionali Express? A chi si rivolgono e qual è la peculiarità che le contraddistingue?

Barbara Reffi – Le nostre soluzioni si contraddistinguono per l’elevata possibilità di customizzazione e personalizzazione, attività che vengono realizzate dal nostro canale di partner. C’è però una fascia di clienti che ha esigenze molto semplici e standard, pensiamo per esempio alle start up, che ha bisogno di soluzioni preconfigurate, di immediato utilizzo e di basso costo. Abbiamo quindi realizzato una versione solo cloud di ingresso, che abbiamo chiamato Express, che si può acquisire direttamente sul web e che essendo standard e cloud possiamo anche supportare direttamente dal web. Da questa iniziativa non ci aspettavamo grandi fatturati, ma costituisce il completamento della nostra strategia cloud e, soprattutto, è stata concepita come una iniziativa di marketing che amplia il mercato di accesso alle microimprese che, successivamente, quando cresceranno, potranno migrare facilmente alle soluzioni standard. Soprattutto costituisce la possibilità per un potenziale cliente di provare senza impegno una soluzione di ingresso, ma professionale. I numeri ci stanno dando ragione, più che i trecento nuovi clienti che abbiamo fatto in meno di nove mesi, ci soddisfano i più di tremila che hanno provato la nostra soluzione cloud, molti dei quali poi sono diventati clienti delle soluzioni standard rivolgendosi ai partner. Questa iniziativa infatti è stata molto apprezzata anche dalla rete.

Passepartout Mexal gestisce contabilità e magazzino. Dal punto di vista dell’offerta il mercato dei gestionali è particolarmente affollato, ma voi vantate oltre 22mila installazioni in Italia. Quali le ragioni del successo?

Barbara Reffi – Il mercato è sì aggressivo, ma molte software house stanno scomparendo poiché i grandi assorbono i piccoli per acquisire i loro clienti. Resteremo in pochi. In molti casi, una volta acquisito il loro mercato propongono la sostituzione con il loro prodotto e così, aprono la strada anche a noi, perché a quel punto l’utente valuta anche altre soluzioni. La base del successo è costituita da una soluzione particolarmente affidabile, di semplice utilizzo e basso costo di acquisto, implementazione e mantenimento, caratteristiche irrinunciabili per una soluzione destinata alla Pmi. Ma poi ci sono diversi altri motivi: la completezza della soluzione, che contiene molto di più di contabilità e magazzino, pensiamo al documentale che è compreso in ogni installazione, alle innumerevoli funzionalità gestionali disponibili nella soluzione standard; la continua evoluzione non solo funzionale, ma anche tecnologica, la facilità della personalizzazione che è indipendente dalla evoluzione e dalle nuove release che si succedono, tutelando l’investimento del cliente; l’utilizzo della soluzione Mexal (ora anche in modalità cloud) anche in congiunzione con gli altri prodotti Horeca; la disponibilità di verticalizzazioni per settori specifici attraverso i partner.

Nel vostro prodotto c’è anche una componente di Business Intelligence?

Barbara Reffi – Sì, e come tutto il nostro software, compreso il database, è sviluppata da noi. La parte di ricerca e sviluppo coinvolge circa 110 persone dei 148 dipendenti, siamo un’azienda tecnica, che ha basato il proprio successo sullo sviluppo dei prodotti che commercializziamo.

Ormai anche la piccola impresa, o forse soprattutto la piccola impresa, chiede di operare in mobilità. Come rispondete a questa richiesta?

Barbara Reffi – Rispondiamo in toto, i nostri prodotti sono utilizzabili in mobilità e girano senza alcuna difficoltà e con ottime performance su qualunque device Android grazie all’architettura che abbiamo sviluppato che consente di operare su tutto il gestionale, non semplicemente ad un area di scambio dati. È una caratteristica “standard” di tutte delle nostre soluzioni gestionali. La componente mobile è molto apprezzata e utilizzata dalle imprese.

La tecnologia cloud si è affermata anche per il fenomeno della ‘consumerizzazione’ dei dispositivi mobili. L’utente è diventato il ‘padrone’ del sistema informativo, e oggi tutti vogliono poter essere sempre in connessione con il proprio business. Le nostre soluzioni sono sempre cloud anche se non sono ospitate sui nostri server, abbiamo coniato un termine ‘undercloud’ proprio per rappresentare questa caratteristica delle nostre soluzioni.

In cosa consiste la vostra proposta Free Studio?

Barbara Reffi – Questo è un esempio molto efficace di utilizzo della tecnologia ‘undercloud’. Qualsiasi utente di Mexal sia che lavori sulla nostra server farm sia sui propri server o con altri provider, può far accedere attraverso internet il suo commercialista ai dati aziendali sia per le attività di consulenza fiscale e di produzione dei dichiarativi sia per la consulenza aziendale. Il commercialista, anche se non utilizza soluzioni Passepartout, avrà a disposizione un ambiente completo anche delle applicazioni per gli adempimenti fiscali senza nessuna costo né per il professionista né per l’utente Mexal. Nella nostra comunicazione diciamo che una delle caratteristiche di Mexal è quella di avere il ‘commercialista a bordo!’.

Quali sono i mercati che attualmente vi danno le maggiori soddisfazioni?

Barbara Reffi – C’è un segnale di ripresa anche sull’aziendale classico, ma quello che in questo momento è di maggiore successo è il retail legato al nostro prodotto aziendale, perché questo ci ha permesso di affrontare le catene e il franchising, e la media e piccola distribuzione. Rispetto allo al 2014, e siamo solo a metà anno, abbiamo una crescita del 35%.

La trasformazione del commercio al dettaglio è sotto agli occhi di tutti e le tecnologie sono chiamate a raccolta per creare una relazione tra il cliente e il fornitore. Il concetto di ‘Big Data’, con le nuove possibilità di analisi dei dati, apre a una reale conoscenza del consumatore. Ma il retail non è solo area vendita, a supporto a una attività di successo c’è anche la necessità di gestire in modo coordinato la supply chain, creando un legame costante tra dati di vendita e azioni sulla catena di fornitura. Per le grandi organizzazioni che operano nel retail l’importanza dei dati non è una novità. Le stesse esigenze stanno diventando di grande attualità anche su scala minore nelle piccole e medie organizzazioni che hanno le stesse necessità dal punto di vista qualitativo, ma che devono essere soddisfatte con costi molto più limitati, tempi rapidi di implementazione, grande semplicità d’uso ed elevata flessibilità. Passepartout ha un’offerta che copre in modo completo queste esigenze con la soluzione Mexal per la gestione contabile e il magazzino, con Retail. Retail Cassa e Retail Configuratore per la gestione dei punti vendita, Passepartout Business lntelligence per l’analisi dei dati.

Da un punto di vista tecnologico o strategico, su cosa puntate per il futuro?

Barbara Reffi – Naturalmente stiamo lavorando a un ulteriore ampliamento del perimetro funzionale delle nostre soluzioni e a un potenziamento della nostra piattaforma di sviluppo per i partner, ma da un punto di vista strategico due sono le aree che stiamo indirizzando. Prima di tutto l’integrazione del documento digitale nei gestionali Passepartout. Già oggi abbiamo fatto un investimento importante per l’integrazione della fattura PA in tutti i nostri prodotti, ma ci aspettiamo che la fattura elettronica tra privati e lo scontrino digitale di prossima introduzione cambieranno il modo di lavorare delle imprese e degli studi professionali. In secondo luogo stiamo pensando a un modello di cloud ancora più evoluto per l’ambito aziendale. Potremmo chiamarlo cloud 2.0 ed è la possibilità di lavorare in ambito aziendale su dispositivi mobili anche offline con una sincronizzazione automatica appena internet sia disponibile o l’utente decida la sincronizzazione dei dati con il gestionale aziendale Mexal. Oggi questa possibilità è già disponibile sulla piattaforma Windows, ma vogliamo estenderla anche ad Android e iOS per ampliarne enormemente le possibilità di utilizzo.

Lei dottor Franceschini è l’anima dell’area sviluppo e l’ispiratore della strategia che prevede che Passepartout sviluppi tutto al proprio interno. Sarà sempre così?

Stefano Franceschini – Passepartout è un’azienda molto tecnica e c’è ancora il gusto di non fermarsi, di andare sempre avanti. Noi non acquistiamo prodotti da terzi per rivenderli o integrarli, noi produciamo direttamente, ragione per cui tutte le funzioni dei nostri prodotti sono integrate. Fino a che ci sono io, e mi diverto, continueremo a fare in questo modo. Forse costerebbe di meno acquistare tecnologie sul mercato, ma l’avere un’integrazione spinta produce una soluzione sicura e funzionale.

Tengo molto a che il know how dell’azienda cresca, affinché le conoscenze siano al nostro interno. Questa azienda è come se fosse una miniera, noi estraiamo dal nostro sapere tutto ciò che immettiamo sul mercato. Anche per quanto riguarda il cloud e il data center sarebbe stato economicamente più conveniente andare in service, ma poi saremmo stati dipendenti da terzi. Avendolo invece in casa, con tutti i rischi che comporta, otteniamo una crescita aziendale di ‘sapere’.

 Su cosa state operando attualmente nella ricerca e sviluppo?

Stefano Franceschini – Noi di solito lavoriamo in due direzioni distinte. Una per le nuove funzionalità e in questo caso è il mercato che comanda. L’altra è legata alla tecnologia del prodotto, per tenere un livello all’avanguardia in una soluzione che nasce diversi anni fa, e per questo è un prodotto esperto e sicuro. Questo secondo aspetto, meno visibile, consente di essere al passo con i tempi – per esempio nel cloud -, nelle risposte veloci, nel disporre di una soluzione che è subito pronta a operare, non bisogna acquistare nulla di più. ‘Pronti a navigare’, le stive sono piene, basta accendere il motore e si parte. Il prodotto è autosufficiente. E questo è l’essenza della nostra azienda.

Una grandissima parte di clienti che hanno iniziato con noi 20-25 anni fa si ritrovano ancora con un prodotto all’avanguardia. Alcuni sono partiti con un prodottino stand alone, nel tempo sono cresciuti, e ora hanno 300 terminali. Abbiamo un tasso di fedeltà altissimo. E come azienda siamo sempre cresciuti, senza acquistare niente, semplicemente con le cose che abbiamo sviluppato all’interno.