Digitalizzare i documenti per rispondere al GDPR
In un mondo che sta cambiando, dove il digitale la fa da padrone, anche la gestione documentale deve adeguarsi, affinché non diventi l’anello debole dei processi aziendali, sempre più dinamici e veloci. La gestione documentale ‘tradizionale’, quella fatta solo con documenti di carta ha infatti diversi limiti, come sottolinea Marco Sarluca, Responsabile Pre-sales Business Information Services di Canon Italia: “Nonostante sia ancora molto in uso avere solo documenti cartacei, bisogna tener presente che una gestione di questo tipo comporta dei costi sia perché i tempi sono più lunghi rispetto al digitale sia perché servono persone dedicate alla gestione delle informazioni”.
Altro aspetto da non sottovalutare è la sicurezza. Avere solo documenti cartacei significa correre il rischio di perderli e di non avere la possibilità di tracciarli: “Il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR) ci impone che alcune informazioni siano reperibili, tracciabili e protette da accessi non autorizzati, operazioni rese molto complesse da una gestione documentale esclusivamente cartacea”.
Dalla digitalizzazione 1.0 a quella 2.0
Alcune aziende si sono mosse e hanno cominciato a digitalizzare, ma non tutte hanno raggiunto lo stesso livello. Ecco perché, come spiega Sarluca, si può parlare di digitalizzazione 1.0 o 2.0: “Con digitalizzazione della gestione documentale 1.0 facciamo riferimento a qual processo che ha sì reso digitali i documenti, ma che sono nati come cartacei. Quindi, attraverso la scansione, le aziende hanno ottenuto dei vantaggi legati ai documenti digitali, ma limitati. Per digitalizzazione 2.0 si fa riferimento, invece, al documento che nasce già in digitale e quindi ha la possibilità intrinseca di essere ricercato, di rispettare i vincoli legati alla sicurezza, di essere accessibile a un maggior numero di persone e di definire possibili limiti alla consultazione, quindi di poter diventare parte integrante della Supply chain, dando la possibilità alle aziende di avere tutte le informazioni complete e aggiornate”.
Digitale è sinonimo di sicurezza e tracciabilità
I documenti in digitale, quindi, garantiscono una maggiore facilità di gestione e, tornando al GDPR, aiutano le aziende a muoversi nel solco della normativa: “Con il nuovo Regolamento per esempio se un’azienda ha solo documenti cartacei deve trovare il modo per monitorare l’accesso all’archivio perché non tutti possono entrare in contatto con determinati documenti che contengono dati sensibili. Con il digitale questo controllo diviene molto più facile e meno dispendioso”.
Altro vantaggio del digitale è la collaborazione: “Canon offre soluzioni digitali per la gestione del documento anche cartaceo che vanno dall’editing, alla collaborazione fino alla gestione dell’intero workflow che permettono quindi di produrre, gestire e modificare i documenti. Un pacchetto che consente ad esempio di strutturare adeguatamente i processi legati alle verifiche di qualità dei materiali nelle aziende manifatturiere. Un ecosistema di soluzioni che siamo stati tra i primi a proporre. Non solo, offriamo anche servizi per la gestione documentale in outsourcing, ponendoci come il partner ideale per tutte le esigenze specifiche e peculiari delle diverse industry.
