Una ricerca globale sponsorizzata da Ricoh mostra come il Settore dei Servizi Finanziari non sia ancora riuscito a ottimizzare i processi documentali
Sembrava che il tanto decantato ‘paperless office’ fosse alle porte e invece ci sbagliavamo. Le organizzazioni più virtuose, e quelle che hanno voluto esternalizzare alcune tipologie di servizio, hanno in questi ultimi anni intrapreso un percorso verso l’“immateriale”. Alcuni settori però sembrano ancora non aver colto la portata di questa rivoluzione.
Nel Settore Finanziario, per esempio, oltre un processo documentale su tre (37%) è ancora basato su informazioni cartacee. Questo è quanto emerge dal Financial Insights Market Spotlight di IDC, uno studio basato sul white paper “L’ottimizzazione dei processi documentali consente alle aziende del Settore Finanziario di ottenere un duplice beneficio: aumenta del fatturato e riduzione dei costi” (white paper di IDC sponsorizzato da Ricoh, luglio 2013).
Anche se tutte le aziende, in generale, si affidano ancora alla carta, il Settore dei Servizi Finanziari è rimasto al palo. Come messo in evidenza da un recente studio condotto da IDC – che ha coinvolto a livello globale 1.516 responsabili di processi documentali e information worker – il settore potrebbe trarre notevoli benefici migliorando la gestione delle informazioni.
Meno carta, più vantaggi anche per il fornt-office
Le società dei Servizi Finanziari si sono modernizzate per ridurre la carta nei processi di back-office; ora è arrivato il momento di cogliere nuove opportunità ottimizzando il front-office, per quanto riguarda ad esempio le attività di marketing, l’assistenza clienti, l’attività creditizia e l’acquisizione dei clienti. “Diversamente dalle funzioni di back-office”, si afferma nel report, “questi processi coinvolgono direttamente i clienti per cui, se correttamente gestiti, consentono di ridurre i costi e di aumentare il fatturato”.
In particolare, i responsabili dei Servizi Finanziari hanno dichiarato che il miglioramento dei processi rivolti ai clienti potrebbe far aumentare il fatturato del 10,7% e ridurre i costi d’esercizio complessivi del 10,5%.
“Anche se ci sono particolari motivazioni per cui in questo settore molte informazioni nascono cartacee e rimangono tali, le società potrebbero conseguire numerosi vantaggi liberandosi dal peso della carta” afferma Yoshi Sasaki, General Manager, Business Services Center, Business Solutions Group di Ricoh. “Sviluppando un corretto flusso di lavoro i documenti cartacei possono essere convertiti sin dall’inizio in informazioni digitali. Ci sono importanti opportunità per ridurre i costi e aumentare le vendite e la customer satisfaction”.
Revisione dei processi in chiave digital
Ad esempio, la digitalizzazione dei flussi di lavoro permette ai dipendenti delle filiali bancarie di offrire ai clienti servizi di maggiore qualità instaurando così rapporti più duraturi e di effettuare operazioni di cross-selling/upselling con un numero maggiore di prodotti. Questo è solo uno dei motivi per cui le società di Servizi Finanziari stanno attualmente investendo molto di più rispetto ad altri settori per migliorare le relazioni coi clienti.
“Le organizzazioni finanziarie più innovative stanno sviluppando strategie per migliorare l’acquisizione, la trasformazione e la gestione delle informazioni”, afferma Sasaki. “Le aziende che raggiungono questi obiettivi hanno capito che non è sufficiente digitalizzare i documenti cartacei senza prendere in considerazione i flussi di lavoro alla base. Molte società che hanno ottenuto risultati eccellenti sono clienti Ricoh che hanno scelto i nostri Managed Document Services (Servizi Documentali Gestiti) per vincere le sfide e raggiungere importanti risultati”.
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