Dalla stampa alla gestione del contenuto, trarre valore dai documenti

Un tasso medio annuo di crescita del 10% per un valore complessivo di circa 800 milioni di euro nel 2019. Sono queste le stime dell’Associazione produttori di sistemi di stampa e gestione documentale, AssoIt, nei prossimi anni: un’impennata dovuta a un’evoluzione della stampa gestita, Managed Print Services (MPS), che, secondo gli esperti, riduce i costi del 25% rispetto a un modello di gestione tradizionale.

Ma in cosa consiste questo passaggio? A spiegarlo è Maurizio Basile, Document Solution Country Director di Canon Italia: “MPS è un approccio volto a governare in modo più efficiente l’infrastruttura di stampa aziendale e permettere significativi risparmi sui costi di gestione”. Si parla di stampa gestita quando il cammino del documento è caratterizzato da un percorso prevalentemente unidirezionale, dove dal sistema informativo aziendale il documento passa attraverso le stampanti Multifunzione (MFP) per poter essere stampato. In questo schema, i driver del servizio sono quelli tradizionali, spiega Basile, come la razionalizzazione dei dispositivi di stampa, evidenziando i costi visibili, ma anche quelli nascosti, l’ottimizzazione finanziaria degli investimenti, la possibilità di stampare, anche in mobilità, in modo sicuro da qualsiasi tipo di dispositivo, tramite i sistemi di autenticazione, l’automazione della gestione dei consumabili e delle richieste di supporto, la possibilità di integrazione verso le più diffuse piattaforme di mercato e, infine, il monitoraggio e l’analisi di utilizzo e di comportamento degli utenti. “Ma la trasformazione digitale richiede passi ulteriori, ecco perché le aziende, in particolare quelle di grandi dimensioni si stanno orientando verso le strategie di Managed Content Services (MCS)”, sottolinea Basile.

L’MCS è (anche) una scelta organizzativa

Il passaggio dal concetto di documento stampato a quello di contenuto, secondo il Document Solution Country Director di Canon, porta vantaggi alle aziende: “Con MCS è possibile organizzare e automatizzare flussi di lavoro, superando la scansione di documenti, e associando specifici workflow che attivano un processo inverso rispetto alla stampa, migliorando i processi gestionali e automatizzando la distribuzione e l’archiviazione nel sistema informativo aziendale, attraverso il quale confluiscono anche i documenti che arrivano da differenti canali, come email, fax e sistemi documentali”. Anche le PMI italiane ne hanno colto i vantaggi, seppur successivamente rispetto alle grandi aziende: “Per le PMI è un’importante innovazione perché, oltre a portare delle riduzioni di costi, influisce sui modelli organizzativi, se si considera che diventano accessibili a un più vasto numero di utenti una maggiore quantità di dati”.

Informazioni che è possibile consultare da numerosi device, complice l’IoT e l’uso del mobile. Per questo è bene sottolineare che è necessario dotarsi di sistemi di sicurezza avanzati. Le maggiori violazioni della privacy, ricorda Basile, avvengono per la condivisione dei documenti con terze parti, come per esempio clienti o fornitori, e questo rende la governance delle informazioni un aspetto cruciale. “Oltre alle minacce dall’esterno anche le abitudini delle persone che lavorano all’interno dell’azienda possono rappresentare dei pericoli. È per questa ragione che le imprese non possono limitarsi a trovare soluzioni tecniche, ma devono partire dalla governance dell’informazione. È importante definire strategie per gestire l’intero ciclo di vita di un documento, con regole e criteri precisi, e delimitare i ruoli abilitati o meno all’uso e alla fruizione dei documenti stessi. Tali regole vanno monitorate per verificarne il livello di compliance”.

Se il documento diventa una piccola banca dati allora è necessario attuare frequenti attività di analisi: “Servizi gestiti e Analytics è un binomio non solo possibile ma necessario. Il costante monitoraggio dei processi di stampa e condivisione delle informazioni è fondamentale per poter garantire all’azienda efficienza, produttività e sicurezza. Tutto ciò per supportare al meglio l’operatività dei dipendenti”.

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