Digitalizzare l’archivio per creare una memoria aziendale

Nell’era digitale, il passaggio dalla gestione tradizionale a quella digitale dei documenti informatici è diventato un aspetto cruciale per le aziende. Un approccio smart è la chiave per un digital workspace efficiente, in cui si possano ridurre le perdite di tempo, consentendo alle persone di concentrarsi sul lavoro di valore piuttosto che trascorrere ore preziose alla ricerca di informazioni in diverse applicazioni e uffici.

Allo stesso tempo, però, non si tratta solo di aumentare l’efficienza operativa: la gestione dei processi legati alla conoscenza aziendale – formalizzata nei documenti e nelle comunicazioni in generale – risulta un’attività critica anche dal punto di vista degli obblighi di legge. Tra l’aumento delle minacce informatiche (+169% di attacchi nel 2022, secondo l’ultimo Rapporto Clusit) e lo scenario normativo in continua evoluzione, quando si tratta della gestione del proprio archivio – dalla posta elettronica ai documenti aziendali di qualsiasi tipo – le imprese di ogni settore devono rispondere a sfide sempre più complesse, ma pure a requisiti ancor più stringenti.

L’evoluzione oltre la copia digitale dell’originale cartaceo

D’altra parte, la nostra cultura amministrativa è legata al documento cartaceo. Con l’avvento delle tecnologie si è poi passati al digitale, ma soprattutto inteso come la rappresentazione digitalizzata dell’originale analogico. E su questa dualità – digitale e analogico – si è sviluppata l’attuale normativa, che descrive come agire rispetto a: sottoscrizione (firma), marcatura temporale, sigilli e contrassegni, modalità di creazione e gestione di copie conformi, passaggi tra analogico e digitale e viceversa.

Secondo gli esperti, il passaggio oggi necessario per il pieno sviluppo di una gestione documentale digitale – non solo sul piano tecnico e normativo, ma anche quello culturale – è abbandonare la visione del documento informatico come ‘copia’ digitale del formato cartaceo. Nella pratica, serve passare a una rappresentazione nativa digitale di informazioni e transazioni: l’introduzione della fatturazione elettronica –  ormai condivisa anche a livello europeo – è stata la prima grande trasformazione che ci ha abituato a considerare come originale informativo non solo la fattura firmata digitalmente, ma anche le informazioni granulari e strutturate degli avvenuti pagamenti.

Un altro elemento innovativo introdotto dalla normativa riguarda la nomina del Responsabile della conservazione, ruolo in passato spesso inconsapevolmente delegato al conservatore. Questa figura accomuna competenze in ambito informatico, giuridico e archivistico: non è banale individuare in azienda individuare chi possa ricoprire l’incarico e spesso si ricorre a soggetti esterni, purché diversi dal conservatore.

Alle persone, però, si affiancano le tecnologie, componenti vitali del processo e in sintonia con la trasformazione digitale imposta alle aziende. Ecco perché è necessario adottare gli strumenti tecnologici, ricordando che l’efficacia di un processo d’innovazione è influenzata dalla specifica organizzazione dell’impresa: la tecnologia può dare risultati solo in presenza di regole condivise e di un salto culturale.