Paola Pomi

Innovare il sistema nervoso delle aziende, l’evoluzione dell’ERP

Tags: Change management, erp, Paola Pomi, Sinfo One, user experience

È un’interminabile attività di promozione culturale quella di Sinfo One. Se tanti player sono ancora concentrati più a stimolare la diffusione di tecnologie, in particolare quelle legate all’Industria 4.0, il software vendor di Parma ha scelto di interpretare il suo ruolo nell’era della digitalizzazione in modo innovativo, ma in continuità con la sua storia. L’attuale momento storico ha sì bisogno di tecnologie, ma soprattutto di chi è in grado di offrire alle imprese – soprattutto alle Piccole e medie (PMI) – una bussola per orientarsi nello scenario sempre più volatile e incerto, ritrovando quindi la rotta per il successo. E alla base di tutto, secondo Sinfo One, c’è quello che si può considerare come “il tassello imprescindibile” della costruzione dell’azienda: l’Enterprise Resource Planning (ERP).

Che non deve essere considerato esclusivamente come tecnologia, bensì come l’ultimo step di un’organizzazione nella quale gli strumenti digitali calano a terra una strategia aziendale precisa e che, non da ultimo, sono in grado di potenziare il business. “L’ERP rappresenta l’ossatura dell’azienda, le fondamenta su cui si può costruire l’intera struttura e per questo deve essere considerato come indispensabile per ogni tipologia di impresa, a prescindere dal suo settore”, esordisce con Sistemi&Impresa Paola Pomi, Amministratore Delegato di Sinfo One. Ma come è noto, la tecnologia – a maggior ragione in tempi di Industria 4.0 – è quasi una commodity e la sfida non si gioca certo sulla ricerca delle soluzioni più performanti, ormai disponibili a prezzi contenuti e per risolvere (quasi) ogni esigenza.

“A fare la differenza è l’applicabilità della tecnologia: è questo aspetto che può offrire un beneficio concreto ai clienti. Vuol dire trasferire alle aziende i vantaggi delle applicazioni che servono realmente per la loro quotidianità”. Ecco perché da tempo la software house di Parma è concentrata nell’individuare applicazioni sempre più all’avanguardia legate a tecnologie ormai ampiamente diffuse, come nel caso dell’ERP, che sta evolvendo in continuazione candidandosi come alleato per svolgere e risolvere molti processi. Ma più della tecnologia, al centro dell’intervista con Pomi è la vocazione consulenziale del system integrator che nel tempo ha maturato profonde conoscenze di vari settori industriali.

 

Facciamo un passo indietro: come si sta sviluppando il vostro mercato?

Abbiamo raggiunto e superato l’obiettivo del 2018: possiamo quindi considerare molto positive le performance dello scorso anno, soprattutto a fronte dei risultati sfidanti che ci eravamo posti. Questo conferma che puntare sull’innovazione richiede sì fatica, però ci indica che siamo sulla strada giusta anche nel 2019.

 

È noto il presidio del mercato di Sinfo One non solo italiano, ma in particolare estero. Quali nuovi clienti avete acquisito?

Il più recente è un’azienda australiana, leader nel Food. Le nostre competenze in ambito alimentare ci hanno permesso di ricevere le attenzioni di questo cliente. E nonostante la differenza di fuso orario siamo stati scelti come partner per implementare soluzioni di efficientamento dei processi produttivi per aumentare la velocità di risposta rispetto alle esigenze del mercato, in particolare rispetto alla necessità emersa a seguito della volontà di espandersi, oltre che in Australia, nel Continente asiatico.

 

È singolare che un’azienda agli antipodi geografici di Parma abbia scelto un partner così lontano. Che cosa ha convinto i vertici dell’organizzazione – e in generale tutti i clienti esteri – a puntare su Sinfo One?

È un tema di fiducia e di creazione della relazione. Universalmente l’Italia è considerata – a ragione – il Paese più bello del mondo, ma ciò non basta per accreditarsi a livello di business. Per questo frequentiamo eventi internazionali durante i quali incontriamo aziende che, solo per il fatto di partecipare a queste occasioni, dimostrano di essere disponibili alla ‘contaminazione’.

Ma a fare la differenza è la nostra visita nelle sedi dei clienti, anche di quelli più lontani, per capire da vicino le loro specifiche necessità. Questa scelta svela come Sinfo One sia realmente intenzionata a fare business con loro: è il momento in cui dimostriamo che siamo in possesso di competenze, progetti, metodologie e tecnologie di cui le aziende hanno bisogno.

 

C’è però anche una richiesta di fiducia da parte di Sinfo One: in che cosa consiste?

Dopo la visita conoscitiva siamo noi a chiedere al cliente di percorrere insieme con Sinfo One le storie di successo dei nostri clienti in settori analoghi. Costruiamo tour ad hoc che permettono di misurare la nostra affidabilità attraverso casi concreti, raccontati da imprenditori e manager di imprese con cui collaboriamo.

È un’occasione per ‘toccare con mano’ ciò che siamo in grado di fare e di discuterne con chi ha già realizzato gli stessi progetti. È un aspetto molto importante perché fidelizziamo e convinciamo chi, magari culturalmente, è lontano da noi. In questo ambito rientrano anche i progetti realizzati con la rivista Sistemi&Impresa che da tempo, ogni anno, dà voce ai clienti di Sinfo One per raccontare esperienze e tecnicalità legati ai progetti implementati.

 

Qual è la peculiarità di Sinfo One che vi differenza dai competitor?

La nostra azienda si basa sulle competenze delle persone: ogni membro del team è portatore di specifici valori e di quelli aziendali. I clienti, infatti, non ‘comprano’ semplicemente la consulenza o la tecnologia, bensì il complesso ecosistema di competenze specifiche che mettiamo a disposizione. Abbiamo collaboratori con oltre 20 anni di esperienze, che significa persone contaminate da attività svolte per i clienti nella loro sede, vivendo e respirando la loro cultura aziendale.

 

Viste le numerose attività svolte all’estero, avete in programma di aprire sedi fuori dall’Italia?

Come anticipato, il nostro core business non è vendere tecnologia, ma offrire le competenze per risolvere problemi di business. Significa che per ogni singolo progetto è creato un team di specialisti focalizzato sulla specifica esigenza del cliente. Certo, avere una sede, per esempio, negli Emirati Arabi ci darebbe lustro, ma sarebbe poco funzionale e non ci permetterebbe di essere efficaci. Non essendo software vendor, non potremmo trasformare in vantaggio la vicinanza geografica con i clienti: per Sinfo One il software è solo una leva per realizzare la nostra mission, cioè aiutare i nostri clienti a ottenere il massimo attraverso l’ottimizzazione di organizzazione, processi e sistemi.

 

C’è una ‘paura’ condivisa dai clienti nella fase di valutazione del progetto?

Ogni progetto, in particolare quelli più ambiziosi, cambia inevitabil­mente lo status quo e implica un cambiamento del modo di lavorare di tutte le persone. Non è inusuale che nelle prime fasi del progetto ci siano idee diverse rispetto a quanto era stato concordato, ma è un’eventualità che si gestisce se c’è la stessa volontà di raggiungere l’obiettivo. D’altra parte implementare l’ERP vuol dire affrontare un progetto ad ampio spettro che attraversa tutta la filiera e, se si vuole avere il massimo beneficio, è importante prima capire in che modo si opera, con l’obiettivo di snellire i processi. Parliamo quindi di lean and fit che impone di scardinare tutto. Ma è inevitabile che un progetto abbia un impatto sull’organizzazione ed è normale che il cambiamento generi timore, altrimenti si sta lavorando a un’attività non rilevante.

 

Questo comporta un ulteriore affiancamento da parte di Sinfo One?

Già nella fase di prevendita è nostra cura evidenziare che servirà offrire supporto al cambiamento, perché non è una questione di mera implementazione della tecnologia: è il Change management la vera sfida. Che in quanto tale – proprio perché non avrebbe senso replicare lo status quo – altera gli equilibri. Tuttavia è un passaggio obbligato per continuare a sviluppare margini e per crescere in modo sano. Solo chi investe sarà in grado di ottenere performance sempre migliori.

 

Quale stravolgimento impone l’implementazione di un ERP?

L’ERP è ancora la struttura più importante dell’azienda: ne rappresenta l’ossatura ed è quindi imprescindibile. Proprio per la sua natura di legare organizzazioni e processi con l’obiettivo di avere una sola ‘verità’ e una correlazione tra cause ed effetti per comprendere meglio performance e mercato, l’ERP impatta sull’organizzazione e impone di essere lean and fit, che vuol dire rivedere i processi non per rispondere a un’esigenza immediata, ma per impostare un ecosistema in grado di rispondere alle sfide del futuro.

 

A proposito di futuro, non è inusuale che dobbiate essere un passo avanti ai clienti per prevenire le loro richieste: come riuscite a essere efficaci nel presente e pronti per il futuro?

È necessario che la tecnologia sia flessibile e che consenta di adattarsi alle nuove sfide. Per esempio quando abbiamo iniziato a collaborare con Tönnies – l’azienda tedesca oggi entrata a far parte della nostra società come socio di minoranza – abbiamo affrontato un progetto che tenesse conto di un’azienda molto concentrata sul mercato tedesco, pur avendo alcune filiali all’estero, ma relativamente semplici; poi però, in modo repentino, sono state finalizzate due acquisizioni molto rilevanti in Danimarca e Polonia: solo l’aver creato un sistema lean and fit ha permesso all’azienda di essere reattiva anche in settori diversi da quelli core di Tönnies.

Vuol dire quindi, da parte nostra, essere riusciti a creare un sistema sempre performante, in grado di assecondare le necessità di business del cliente. Non è raro che si debbano gestire accelerazioni improvvise; questo ci impone di essere sempre un passo avanti al cliente. Ma quest’ultimo aspetto è di gran lunga la parte più divertente del lavoro, perché è così che si genera maggiore valore per i clienti. Per farlo, però, serve costruire solide fondamenta.

 

Abbiamo iniziato il colloquio parlando di ERP, spiegandone l’importanza. Quali sono le novità che coinvolgono i gestionali?

Gli ERP – come tutta la tecnologia in generale – devono interpretare il momento storico. Per esempio entro il 2020 si stima che il 50% della forza lavoro sarà rappresentata dai Millennial, la cui aspettativa sul fronte della user experience è sempre più orientata a un’interfaccia utente semplice, lineare e molto customizzabile. Se un tempo questo aspetto era considerato un tema accessorio, oggi se ne inizia a parlare già in fase di prevendita e i clienti ci spronano per avere potenzialità più spinte sul fronte della user experience. Legata a questo tema c’è la necessità di personalizzare il sistema rispetto alle esigenze specifiche degli utenti.

 

Un’altra novità è l’automazione di alcuni processi: l’ERP si è evoluto?

Laddove il management aziendale riconosce la ripetitività delle azioni chiede di conseguenza la possibilità di automazione. Vuol dire delegare al sistema l’esecuzione automatica di alcune attività. La Robotic Process Automation può, per esempio, intervenire nella fase di riconciliazione fra fatture e bolle, esattamente come farebbe un operatore, ricercando dati e documenti mancanti in caso di necessità. Oppure si può lasciare che sia un robot ad aggiornare giornalmente i tassi di cambio della valuta o di verificarli senza che un addetto sia coinvolto. L’introduzione dell’automazione semplifica l’attività degli operatori in modo semplice e intuitivo. Inoltre i robot possono eseguire azioni anche a seguito dello stimolo di segnali arrivati grazie all’Internet of Things.

 

L’utilizzo della tecnologia IoT nell’ERP è un ulteriore passo in avanti?

L’IoT permette la raccolta delle informazioni dal field e alimenta il gestionale che può svolgere azioni in modo automatico. Per esempio l’IoT consente di monitorare i livelli dei vari componenti del prodotto e, dialogando con l’ERP, consente al gestionale stesso di inviare eventuali richieste di approvvigionamento oppure di gestire le necessità logistico-produttive. Ancora, l’IoT può consentire di ottenere tutte le informazioni dei sensori, base di partenza per pianificare delle manutenzioni preventive in modo più puntuale.

 

Dall’IoT arriviamo alla Blockchain, una tecnologia considerata da molti come rivoluzionaria. In che modo si lega all’ERP?

La Blockchain può avere due diversi ambiti di utilizzo. Da una parte consente di riportare al consumatore tutte le informazioni che sono contenute nell’ERP: in questo caso la tecnologia si applica al prodotto. Dall’altra parte permette di rivoluzionare la Supply chain nella quale sono coinvolti anche i fornitori e i distributori. Per esempio il partner che si occupa della realizzazione di una parte specifica di un prodotto può dichiarare le informazioni del componente direttamente nella Blockchain, così da consentire a tutti gli attori della filiera di avere tutti i dati a disposizione.

E la Blockchain abilita gli Smart contract, cioè i contratti che consentono l’esecuzione in automatico di particolari azioni nel momento in cui sono raggiunte le condizioni determinate tra le parti. La Blockchain può esser parte anche di un processo di efficientamento quando per esempio viene utilizzata come unificante di processi appartenenti a entità giuridiche differenti, come un layer che unisce ERP di aziende differenti, relativamente ai dati che vengono gestiti congiuntamente.

 

La tecnologia sembra semplice, ma qual è l’impatto sull’organizzazione? Ne ha parlato anche in un recente libro dal titolo Blockchain. Guida pratica tecnico giuridica all’uso (GoWare, 2019), scritto insieme con Maddalena Castellani e Cesare Triberti…

Anche in questo caso non si tratta di un tema tecnologico, bensì di Change management, perché serve convincere tutti gli attori della catena del valore a intervenire sulla Blockchain e c’è bisogno di una grande forza per gestire questa criticità, uscendo dal perimetro aziendale. Il libro che abbiamo scritto vuole raccontare in modo semplice che cosa c’è dietro la tecnologia, attraverso un linguaggio non tecnico: la storia e la crescita dell’interesse per la Blockchain, ma anche le diverse applicazioni e i loro ostacoli.

 

Tra le varie novità, non manca però lo sviluppo della Business Intelligence (BI), che resta una pietra miliare dei gestionali…

Tradizionalmente la BI racconta, attraverso i dati dell’ERP, quanto già avvenuto, ma ora il mercato impone di essere sempre un passo avanti; oggi è possibile grazie a tecnologie come l’Intelligenza Artificiale e il Machine learning che consentono di fare previsioni. Per esempio si può prevedere quando avverrà un fermo macchina o addirittura quali potenziali vendite saranno realizzate, magari incrociando i dati metereologici che influenzano sensibilmente il mercato di certi prodotti (si consideri il caso dei gelati che risentono di queste variabili).

Ma il vero aspetto disruptive si basa sul fatto che si deve partire da ciò che le aziende vogliono prevedere e da lì individuare la giusta tecnologia – e intelligenza – per raggiungere l’obiettivo. Non per nulla “intellegere” significa “acquisire maggiore conoscenza”!

 

L’ERP resta quindi un elemento imprescindibile per la crescita di un’azienda?

Ci sono informazioni che di solito restano confinate nella testa delle persone, mentre sarebbe necessario che fossero condivise da tutta l’organizzazione. Per esempio non è un mistero che gli operatori di linea sappiano interpretare il comportamento dei macchinari grazie alla lunga esperienza maturata in produzione, oppure che i venditori siano in grado di valutare l’andamento del mercato grazie alla conoscenza del settore in cui operano quotidianamente.

Ecco, se queste informazioni fossero gestite dall’ERP diventerebbero conoscenza aziendale e quindi rese utili per generare ulteriore valore, senza dipendere dal singolo operatore. In questo senso l’ERP si configura come il sistema nervoso centrale dell’azienda. Indispensabile per crescere, ma anche per sopravvivere.

Dario Colombo

Dario Colombo, laureato in Scienze della Comunicazione e Sociologia presso l’Università degli Studi di Milano, è caporedattore della casa editrice Este. Giornalista professionista, ha maturato esperienze lavorative all’ufficio centrale del quotidiano online Lettera43.it dove si è occupato di Economia e Politica, e nell’ufficio stampa del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane.

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