Quando il meeting diventa virtuale: via gli sprechi, cresce la produttività

La casa editrice Este – con il contributo di Zycko e LifeSize, distributore il primo e vendor il secondo di soluzioni IT ad alto contenuto tecnologico – ha organizzato lo scorso aprile una tavola rotonda sulle opportunità legate all’utilizzo della video collaborazione in azienda.
L’incontro, intitolato ‘Video collaborazione: un’opportunità per l’organizzazione, per la crescita dei collaboratori e per lo sviluppo del business’, è stata un’occasione di confronto sui temi della tecnologia smart che abilita differenti modi di lavorare.

Protagonisti di questo dibattito:
Pietro Brunetti, Direttore Risorse Umane e Organizzazione di ATM;
Massimiliano Gerli, CIO Amplifon;
Enrico Leopardi, Sales Director Southern EMEA di LifeSize;
Piera Loche, Managing Director Zycko Italy;
Massimiliano Maini, Head of Human Resources di Frette;
Simona Maccari, Marketing Manager, LifeSize;
Massimo Pernigotti, CIO Edison;
Gianfranco Poledda, HR Director Sorgenia;
Giordano Roverato, Direzione Coordinamento Innovazione Tecnologica di Mediaset;
Daniele Spatari, ICT Director Randstad.

Scarica il reportage della tavola rotonda

Il contesto economico nel quale le nostre aziende sono calate impone forti ripensamenti. Se da un lato si ricerca l’innovazione nei modelli di business, parallelamente, le aziende sono chiamate a ripensare l’organizzazione stessa del lavoro. L’innovazione tecnologica abilita oggi modalità di lavoro differenti, che hanno un impatto diretto sia sui budget sia sulla sostenibilità. Avvicinarsi a soluzioni che consentono nuove forme di lavoro e nuove modalità di interazione è una necessità: conoscere le potenzialità delle applicazioni che abilitano il lavoro collaborativo è fondamentale per attuare quel ripensuperare distanze e fusi orari è di fondamentale interesse per organizzazioni multinazionali con sedi e filiali in tutto il mondo.
“In un’azienda come la nostra – spiega Massimiliano Gerli, CIO di Amplifon – lo strumento di video collaborazione è utilizzato da quasi cinque anni in modo sistematico”. Con una capillare distribuzione dei punti vendita sul territorio italiano e la presenza in oltre 20 Paesi nel mondo Amplifon ha deciso di adottare soluzioni di video collaborazione con l’obiettivo di aumentare l’efficacia delle sue performance: “Indipendentemente dai costi – osserva Gerli – investire gran parte del tempo in spostamenti non è un comportamento produttivo ed efficace per la crescita”.

Quando il colloquio di lavoro diventa virtuale
Quanto siamo sicuri di conoscerne appieno le potenzialità del lavoro collaborativo? Come è possibile ridisegnare le frontiere dell’organizzazione attraverso un uso appropriato delle tecnologie? Coloro che hanno già sperimentato i benefici della soluzione video in termini di efficacia, ritengono che le tecnologie di video collaborazione permettano un contatto più ravvicinato col proprio interlocutore.
Altri sostengono che una riunione in modalità remota con i colleghi non sia proprio una forma di ‘collaborazione’ ma di semplice ‘comunicazione’, nonostante la soluzione permetta la drastica riduzione dei costi legati agli spostamenti. “Noi utilizziamo la tecnologia con la doppia finalità di supportare da una parte la gestione del business e dall’altra lo sviluppo delle persone” dichiara Massimiliano Maini, Responsabile Risorse Umane di Frette. L’azienda, leader settore della biancheria e nella vendita di accessori di lusso per la casa, ha già da tempo puntato alla soluzione video per una migliore gestione dell’area Risorse Umane.
“Utilizziamo spesso le tecnologie di video collaborazione per il recruiting” spiega Maini. “La velocità di contatto è uno dei fattori di principale interesse, ciò che viene a mancare invece è il fattore umano, quel sesto senso che si attiva nel momento in cui il recruiter si trova di fronte il candidato”. Nonostante questo Maini ritiene che in Frette lo sviluppo dello strumento tecnologico abbia grandi potenzialità, soprattutto dal momento in cui il suo utilizzo sarà considerato un comportamento organizzativo condiviso. Per affrontare questo cambio di passo occorre però la volontà di tutti e un forte commitment da parte dei vertici.
È il caso di Sorgenia: l’azienda, operante nel business dell’energiasostenibile, sta affrontando un periodo di change management che la traguarderà verso un nuovo approccio alla mobilità in cui – dice Gianfranco Poledda, Direttore HR – “non ci sarà più spazio né tempo per prendere ancora treni e aerei”.

LifeSize, tecnologie al passo coi tempi
Una questione culturale dunque, di certo slegata dalle potenzialità della tecnologia di rispondere ai bisogni delle organizzazioni. La tecnologia permette oggi di realizzare attività che solo una decina di anni fa sembravano fantascienza. Un trend di sviluppo conosciuto dalle aziende con il nome di IT consumerization. Un nuovo utilizzo della tecnologia in ambito professionale che permette soprattutto alle nuove generazioni di sentirsi in ufficio come a casa propria e di aumentare così il livello di produttività.
“I giovani che entrano in azienda utilizzano in modo più pervasivo le nuove tecnologie – commenta Piera Loche, Managing Director di Zycko Italy –. Ormai il mercato è maturo per comprendere che l’aumento dell’efficienza in termini di produttività è il risultato di una migrazione degli strumenti digitali dalla vita privata al business”.
“Oggi una qualsiasi componente video fa parte in modo ‘embedded’ di ogni infrastruttura IT – replica Enrico Leopardi, Sales Director Southern EMEA di LifeSize –. Quello che contraddistingue la nostra offerta è l’interoperabilità con altri sistemi presenti in azienda e una tecnologia di virtualizzazione che permette di rendere indipendenti le soluzioni di video collaborazione dalle componenti hardware”.
Un enorme vantaggio in termini di snellezza, in quanto il trasferimento delle tecnologie in applicazioni virtualizzate installate direttamente nel datacenter elimina alla radice il rischio di obsolescenza del software. Le resistenze culturali sull’utilizzo della video collaborazione hanno però ancora dimensioni importanti. Dimensioni che rischiano di farsi sfuggire le opportunità che la tecnologia mette a disposizione per la crescita del business. Di contro, è da riconoscere che la tecnologia deve essere funzionale allo scopo per il quale è stata ideata. Per questo è consigliabile utilizzare la tecnologia laddove si presentino le condizioni per farlo. È opportuno dunque capire in quale situazione il suo utilizzo apporti reali benefici all’azienda.
“In un contesto come quello in cui opera ATM – dice l’HR Director Pietro Brunetti – la video collaborazione non è la risposta giusta all’incremento di efficienza. Siamo un’azienda di trasporto pubblico profondamente radicata nel territorio, i nostri collaboratori passano la maggior parte del loro tempo fuori sede, sui mezzi di servizio. Comunicare vis-a-vis offre l’opportunità ai responsabili di incontrare i dipendenti che altrimenti non avrebbero modo di vedere”.
Nonostante la sua dimensione territoriale anche ATM si affida alla tecnologia per la comunicazione video a distanza.
L’azienda ha infatti avviato una collaborazione con la società di trasporti pubblici di Copenaghen con la quale comunica attraverso video call.

Conclusioni
Sì all’utilizzo della tecnologia in azienda, ma con criterio. “Della tecnologia non bisogna abusare – osserva Daniele Spatari, ICT Director di Randstad – bisogna intercettare il valore aggiunto che apporta per ottimizzarla. In Ranstad, per esempio, la video collaborazione è fondamentale in ambito formazione interna, area in cui siamo riusciti a tagliare i costi di spostamento del personale di oltre il 30%. Mentre relativamente ai colloqui, specie conoscitivi, con le svariate migliaia di candidati la video collaborazione è più una soluzione di backup da attivare quando non possibile l’incontro dal vivo che, per il business di Randstad, è essenziale vista l’attenzione alla qualità e al contatto umano che ci contraddistingue”.
Anche in Mediaset, da anni all’avanguardia per l’utilizzo di sistemi avanzati che hanno traguardato l’azienda alle 15.000 ore di produzione (dalle 3.500 iniziali), i benefici legati all’utilizzo della video collaborazione hanno portato a una riduzione complessiva delle spese sugli spostamenti del personale. Pensare al lavoro collaborativo, e quindi valutare le tecnologie che lo supportano, l’abbattimento dei costi per l’azienda, le risorse interne da coinvolgere, sono le nuove sfide che le organizzazioni affronteranno per competere con più efficienza in un mondo globale e interconnesso in ‘salsa social’.
Dal dibattito è emerso che le aziende più aperte all’utilizzo di strumenti tecnologici, che abilitano forme diverse di lavoro collaborativo, stanno sperimentando effettivi benefici dall’utilizzo di tool come la video conferenza. I temi che rimangono ancora aperti riguardano l’utilizzo pervasivo dei sistemi di video collaborazione, il change management quale sforzo per approdare a comportamenti organizzativi condivisi, e la mobilità come nuova frontiera della collaboration.