Quando il cambiamento è parte del gioco

Gestire progetti di supply chain management con metodologia “Agile”

Flessibilità, rapidità, resilienza sono tra le parole chiave più ricorrenti di questi ultimi anni: il cambiamento oramai non è più un’eccezione, ma sta diventando una costante e la capacità di adattarsi ai continui mutamenti del mercato è diventata una condizione necessaria per poter competere sul mercato.
Questo vale anche (e soprattutto) nella gestione dei progetti, in particolare nell’ambito dei progetti di miglioramento dei processi aziendali e di implementazione di sistemi di Supply Chain Management.

A causa della sempre maggiore complessità organizzativa e dell’estensione e “virtualizzazione” delle supply chain, infatti, anche la gestione di questi progetti sta diventando sempre più complessa; le aziende si aspettano risultati tangibili in tempi sempre più rapidi, in un contesto in cui le variabili in gioco possono continuamente cambiare (situazione di mercato, esigenze degli stakeholder, risorse, requisiti di progetto).

Ecco quindi che crollano alcuni principi e modelli del project management “tradizionale”, legati alla stabilità dei requisiti iniziali e a una pianificazione attenta e puntuale di tutte le attività e risorse a disposizione.
Accettare il cambiamento come regola e non come imprevisto implica adottare nuove metodologie: da qui nasce la disciplina dell’Agile Project Management.

Dallo Sviluppo Software al Project Management Agile

I metodi agili nascono nell’ambito dello sviluppo software a metà degli anni 90, con l’obiettivo di consegnare del software di qualità in modo rapido e flessibile.

Il Manifesto dello Sviluppo Agile (2001) sintetizza i principi di questa metodologia con quattro frasi:

persone e interazione più che processi e tools;

software funzionante più che documentazione esaustiva;

collaborazione con il cliente più che negoziazione contrattuale;

rispondere al cambiamento più che seguire un piano prestabilito.

In ciascuna frase, nonostante si riconosca l’importanza degli elementi a destra, si dà maggiore rilievo a quelli a sinistra.

I principi dell’Agile Project Management

Mentre le metodologie di Project management tradizionali (cosiddetto approccio “Waterfall”), hanno l’obiettivo di combattere e tenere sotto controllo l’incertezza, la metodologia di Agile Project Management considera il cambiamento come parte del gioco, se lo aspetta.

Più che a pianificare dall’inizio e a controllare l’andamento dei vari step di progetto rispetto al piano, quindi, un progetto gestito con metodologia agile punta a gestire l’adattamento attraverso la divisione del progetto in sotto-parti (feature) e tramite la gestione di rapide iterazioni e relativi feedback. Tutto ciò senza però perdere di vista il quadro (la ‘big picture’) del progetto.

Secondo il framework proposto dal Project Management Institute (www.pmi.org), un progetto condotto secondo la metodologia Agile prevede lo svolgimento di attività suddivisibili in 6 ambiti, che, di fatto, ne riassumono le principali caratteristiche: consegna guidata dal Valore; coinvolgimento dei principali stakeholder del progetto; miglioramento delle performance del team di progetto (attraverso analisi e pratiche); pianificazione adattativa; rilevamento e risoluzione dei problemi; miglioramento continuo.

Calato nell’ambito dei sistemi informativi di Supply Chain Management, gestire un progetto di SCM in ottica ‘agile’ significa innanzitutto partire dagli obiettivi logistici che si vogliono ottenere in azienda e dal relativo valore riconosciuto al progetto. Sulla base di questi, il progetto va scomposto in feature che vanno classificate in ordine di priorità di realizzo, tenendo sempre conto dei vincoli in termini di capacità di tempo e risorse.

In tutte le fasi è fondamentale l’aspetto di interazione e collaborazione con il committente e con gli stakeholder del progetto. È molto importante, infatti, individuare i principali stakeholder, interni ed esterni all’azienda, e coinvolgerli fin da subito e con continuità nella gestione del progetto, discutendo in modo trasparente stime e proiezioni e verificando, in particolare, se i risultati ottenuti a ogni step rispondono alle loro aspettative.

Ogni attività/feature di progetto viene realizzata e testata in collaborazione con il cliente, dando luogo a una serie di iterazioni che vanno man mano a modificare il piano. È molto importante il feedback ottenuto a ogni ciclo di iterazioni in quanto fornisce il valore percepito da parte degli stakeholder.