Efficienza e digitalizzazione, la nuova piattaforma documentale di Monge

Efficientare la gestione documentale significa migliorare l’operatività quotidiana con riduzione di processi ad alto spreco di risorse. In merito alla gestione documentale, Monge, azienda di produzione di cibo per animali che conta oltre 600 dipendenti e produce mezzo milione di documenti all’anno, è in piena fase di attuazione di un progetto di aggiornamento rispetto alla precedente piattaforma tecnologica. “Abbiamo completato la fase di gestione del ciclo attivo, quindi l’archiviazione di ciò che riguarda il rapporto con i clienti, dei documenti di trasporto e della documentazione riferita a una spedizione estera. L’archiviazione consente di consultare i report senza aver bisogno di risalire alla sua versione cartacea”, dice Umberto Dal Maso, IT Manager di Monge. È in fase di realizzazione, invece, la parte di archiviazione documentale del ciclo passivo. La strada percorsa è, quindi, la digitalizzazione massiva dei documenti, anche perché nell’azienda non è presente un ufficio incaricato di registrare manualmente la corrispondenza; quindi, l’aiuto della tecnologia è fondamentale. “Da dicembre 2023 siamo partiti con la nuova piattaforma nella quale integriamo i dati contenuti nelle scansioni o nei documenti di trasporto, ma per farlo è necessario classificare il documento in maniera interpretabile”. All’interno di Monge, ogni documento emesso dal gestionale è dotato di un barcode che identifica i metadati necessari per la catalogazione e il collegamento alle varie fasi del processo; ora l’obiettivo è procedere con la digitalizzazione dei documenti esterni. “La nostra scelta è avere un documentale che autoclassifica i documenti che importa, vogliamo, quindi, inserire le scansioni fisiche delle bolle per facilitarne la consultazione”, spiega il manager. Grazie a questo passaggio, l’ufficio fornitori o la contabilità non dovrebbero più recuperare un eventuale documento cartaceo, con la conseguenza di efficientare il processo, ridurre i tempi delle attività e liberare gli armadi dai documenti cartacei. Il passaggio finale del progetto sarà avere la nuova piattaforma integrata nell’attuale Enterprise resource planning (ERP). “Generalmente i gestionali hanno un loro documentale interno, che, per esempio, mostra la copia della fattura; però, se questa deve essere associata ad altri documenti, l’azione deve essere svolta in un altro ambiente digitale. L’obiettivo è avere un documentale che funge da complemento degli ERP”, spiega Dal Maso. Il progetto procede velocemente, ma sempre tenendo conto delle necessità della popolazione aziendale, perché pur essendo le piattaforme intuitive, in fase di definizione dell’interfaccia sono stati coinvolti coloro che avrebbero usato il sistema. E, come sempre accade, la vera questione da affrontare riguarda il Change management.